در هر شغل و حرفه ای فاکتور ها یکی از اصلی ترین اسناد محسوب می گردند؛ لذا باید طراحی آن ها به خوبی نشان گر اعتبار حقوقی آن ها باشد. از این رو تنها فاکتور های رسمی، توسط مراجع مربوطه مانند اداره امور مالیاتی و دارایی تایید می گردند.
و علاوه بر آن تنها فاکتور هایی که رسمی هستند قابل استناد در مراجع حقوقی و دادگاه ها می باشند. به همین دلیل برای آن که نسبت به ارزش فاکتوری مطمئن گردیم، قبل از هر چیزی باید از ویژگی های یک فاکتور معتبر آگاه گردیم. از مهم ترین موارد در یک فاکتور رسمی می توان به ترتیب و معنای رنگ ها اشاره نمود که باید مورد توجه و بررسی قرار گیرند. اما فاکتور های غیررسمی که تنها طبق مطالبه ی شخص خریدار صادر شده امکان داشته در هر رنگی وجود داشته باشند و هیچ ممانعتی برای آن ها لحاظ نشده است.
ما در ادامه این مطالب قصد داریم درباره ی اصول رنگ بندی در طراحی فاکتور صحبت نماییم:
رنگ فاکتور های رسمی
از آن جایی که اداره دارایی در رابطه با رنگ فاکتور ها محدودیتی اعمال ننموده، در طراحی فاکتور ها می توان از یک رنگ، دو رنگ و چهار رنگ نیز استفاده کرد؛اما معمولا فاکتور ها را برای کاهش هزینه ها به صورت تک رنگ و یا دورنگ چاپ می کنند. در واقع در صورت انتخاب چاپ تک رنگ یا دو رنگ، هر برگه از فاکتور رنگ مخصوص به خود را خواهد داشت.
کاغذ رنگی نه تنها به فاکتور ها زیبایی و جذابیت مى بخشد بلکه به خوبی باعث تقسیم بندی و مشخص نمودن کارایی هر برگه می گردد. البته انتخاب رنگ برای فاکتور ها استاندارد های خاص خود را دارد که باید رعایت شوند. حال در ادامه این استاندارد ها را با هم بررسی می نماییم:
پیش از هر چیزی لازم به ذکر است که اداره دارایی در رابطه با تعداد برگه های فاکتور نیز محدودیتی در نظر نگرفته است. ولی از آن جایی که همواره باید یک ورقه از فاکتور نزد فروشنده، یکی برای ثبت حسابداری و یکی نیز در اختیار خریدار قرار گیرد، به طور معمول فاکتور ها دو یا سه ورقی هستند.
برگه ای که در اختیار فروشنده بوده به رنگ سفید و بر روی کاغذ ۸۰ گرمی چاپ می گردد. برای برگه دوم و آخر نیز معمولا از رنگ های صورتی، زرد، سبز، قرمز و آبی استفاده می شود. به طور عمده در تهیه برگه های دوم و سوم از کاغذ هایی با کیفیت و ضخامت کم تر (۴۰_۵۵ گرمی) استفاده می گردد.
یکی دیگر از مواردی که در زمینه رنگ فاکتور باید به آن توجه گردد، شماره سریال فاکتور می باشد. بر اساس استاندارد های فاکتور های رسمی این سریال باید به رنگ قرمز بوده و به هیچ عنوان نیز نباید این شماره به صورت تکراری انتخاب گردد؛ و در واقع هر شماره اختصاصی باید به صورت منحصر به فرد به چاپ برسد و به هیچ وجه نباید این شماره سریال پرینت شده باشد.
از این رو به طور معمول برای درج شماره سریال ها از دستگاه های مخصوص، رنگ قرمز و حالت برجسته استفاده می گردد. این مورد را نیز بایستی مد نظر داشت که اداره دارایی اصلا دستگاه های شماره زن دستی و شماره‌های پرینت شده را تایید نخواهد کرد.
علاوه بر آن بهتر بوده در صورت ثابت بودن اطلاعات فروشنده؛ در مرحله چاپ و پرینت نیز این اطلاعات وجود داشته و بر روی تمامی برگه های فاکتور درج شوند.
از دیگر موارد مهم در زمینه رنگ فاکتور، توجه به جنس کاغذ است. برخی از مواقع در تهیه فاکتور های چند برگی از کاغذ های کاربن لس که در واقع نیازی به کاربن نداشته استفاده می شود. این امر باعث شده بدون نیاز به کاربن تمامی مطالب نوشته شده در صفحه اول در صفحات دوم و سوم نیز درج گردد.
اما مسئله قابل توجه این است که پرینتر لیزری و جوهر افشان گزینه مناسبی برای پرینت کاغذ های کاربن لس نخواهند بود و برای چاپ بر روی چنین برگه هایی به پرینتر سوزنی یا چاپ افست نیاز می باشد. نکته قابل ذکر دیگر در رابطه با این کاغذ ها این بوده که رنگ انتخابی برای این کاغذ ها به طور معمول مشکی و یا آبی می باشد؛ از این رو لازم بوده که با توجه به نوع کاغذ، رنگی مناسب را برای فاکتور های خود در نظر بگیرید.
