نامه نگاری در عرصه کسب و کار و تجارت، یک راه رسمی برای ارتباط و انتقال اطلاعات میان سازمان های گوناگون محسوب می گردد. این روز ها نیز با پیشرفت صنعت و تجارت خیلی از افراد و سازمان ها در راستای سرمایه گذاری و رسیدن به سوددهی از نامه های تجاری استفاده می کنند. از نامه های تجاری بیشتر برای معرفی محصول و یا خدمتی نو، فروش محصولات، بررسی و مشاوره در رابطه با محصولات یا خدمات و به وجود آوردن یک رابطه تجاری مطلوب برای معاملات بعدی بین سازمانی بهره برده می شود.
یکی از فاکتور های مهم در نامه های تجاری، سربرگ بوده که با نشان دادن برند یک کسب و کار باعث شده نامه از چارچوب معمولی خود فاصله گرفته و به یک معامله سودمند تبدیل شود. به عبارتی سربرگ هویت، اصالت و رسمی بودن یک کسب و کار را نشان می دهد.
سربرگ تنها در نامه های اداری و معمولی کاربرد نداشته و کلیه مکاتبات و تعاملات میان سازمان ها نیاز بوده که در سربرگ آورده شوند. از موارد استفاده از سربرگ می توان فاکتور، قرارداد، معرفی‌نامه و رزومه کسب و کار، بیانیه‌های بین اداره ها و ….را نام برد.
معمولا سربرگ ها در دو اندازه A4 و A5 به چاپ مى رسد که سایز آن ها براساس مقدار محتوای نامه ها انتخاب شده و با نامه به لحاظ کیفیت برابر می باشند.
چرا باید در مکاتبات اداری از سربرگ استفاده نماییم؟
از آن جایی که استفاده از سربرگ در مکاتبه های اداری جهت کسب و کار ها از اهمیت بالایی برخوردار است ما قصد داریم در این مقاله مزیت های استفاده از سربرگ را برای شما شرح دهیم. پس با ما همراه باشید.
بی راه نیست اگر بگوییم یک سربرگ می تواند همچون نام تجاری سازمان موثر واقع گردد. یک سربرگ در واقع معرفی کننده برند و کسب و کار شما بوده، از این رو در اولین ارتباط می تواند تاثیر ویژه ای بر روی مخاطب ایجاد نماید. برای اثر گذاری مثبت یک سربرگ بایستی، یک طراحی حرفه ای داشته باشید چرا که امکان داشته افراد شما را غیرقابل اطمینان دیده و حاضر به برقراری ارتباط با شما نباشند. یک طراحی حرفه ای نشان از اصالت و کیفیت بالای خدمات و محصولات شما داشته و این موضوع را به مخاطب القا نموده که شما در تمامی کار های خود حرفه ای بوده و برای کار خود ارزش قائل هستید و به ریز ترین مسائل نیز توجه عمیقی نشان خواهید داد.
برای آن که منظور ما را از هویت سازمانی بهتر درک کنید موضوع را با یک مثال باز خواهیم کرد؛ شما یک نامه را در نظر بگیرید که در یک کاغذ ساده و فاقد هر گونه نام تجاری، آدرس و نشانی از یک سازمان به دست شما می رسد، بی شک در همان اولین نگاه پی به غیر حرفه ای بودن آن سازمان برده و در ذهن تان هیچ تصویرمثبتی از طرف مقابل شکل نخواهد گرفت.
در این شرایط ممکن است اتفاق های زیر رخ دهد:
از این رو تمامی مواردی که باعث مى شود کار ما حرفه ای و رسمی جلوه کند و ما را به طرف مقابل،یک سازمان مقتدر معرفی کند از اهمیت بالایی برخوردار می باشند. یکی از مواردی که در اصیل نشان دادن شما تاثیر ویژه ای خواهد داشت لوگو و برند بوده و به نمایش گذاشتن این مهم نیز در نامه بر عهده سربرگ می باشد.
با توجه به آن که سربرگ ها اطلاعاتی چون لوگو، شماره تماس و آدرس سازمان را در برداشته، محتوای آورده شده در آن ها نیز اختصاصی همان سازمان می باشد. در چنین شرایطی مکاتبات از امنیت بیشتری برخوردار بوده و امکان سوء استفاده و کپی غیر قانونی از نامه مربوطه به حداقل خواهد رسید. با توجه به این که خیلی از سازمان ها از چنین سوء استفاده ها و کپی برداری هایی ضرر هایی زیادی را متحمل می گردند، این قابلیت سربرگ ها بسیار مهم و سودمند می باشد.
شما می توانید با قرار دادن اطلاعاتی دقیق و درست در اختیار مشتری، او را به ارتباط های بعدی نیز راغب سازید. معمولا نام تجاری و لوگوی هر شرکت در قسمت بالایی سربرگ و اطلاعات تماس نظیر آدرس، شماره تلفن و ایمیل نیز در پایین آن درج می گردد تا افراد به راحتی امکان برقراری ارتباط با فرستنده را داشته باشند. به طور معمول هر شرکت و کسب و کار از یک لوگو مخصوص به خود برخوردار می باشد. درج لوگو و نام تجاری کمپانی بر روی سربرگ باعث خواهد شد برند شما در ذهن مخاطب نهادینه گردد.
در نظر گیری یک طراحی خاص برای سربرگ باعث خواهد شد کسب و کار شما در نظر مخاطب کاملا حرفه ای نمود پیدا کند. با توجه به این که در ادارات، سربرگ از موارد مهم محسوب شده و زیاد از آن استفاده می گردد،از این رو یک سربرگ خاص و حرفه ای تاثیر بسیاری در جذب افراد خواهد داشت.
با توجه به این که این روز ها اکثر امور در ادارات و سازمان ها به کمک ایمیل و نرم افزار ها پیش می روند شما می توانید از این فرصت به نفع خود استفاده نموده و با ثبت نامه ی خود در سربرگی خاص این حس را به مخاطب القاء نمایید که برای او احترام و ارزش قائل بوده و کسب و کارتان نیز کاملا بااصالت و رسمی می باشد.
بی شک شما نیز با مطالعه مطالب ذکر شده پی به اهمیت سربرگ در مکاتبات اداری برده و متوجه شدید که می توان به خوبی از سربرگ برای معرفی و تبلیغ کسب و کار خود نیز بهره برد. از این رو پیشنهاد می شود از یک طراح و مجموعه چاپ کاربلد برای طراحی سربرگ کمک گرفته و شانس خود را در معاملات و ارتباطات اداری بالا ببرید.
